آموزش صفر تا صد برنامه Focus todo برای برنامه ریزی
آموزش صفر تا صد برنامه Focus todo برای برنامه ریزی
برنامه Focus ToDo ترکیبی از تکنیک پومودورو و برنامه مدیریت کارها است. این برنامه به شما انگیزه می‌دهد تا تمرکز خود را حفظ کرده و کارها را انجام دهید. در این پست سعی میکنم صفر تا صد این اپلیکیشن را به شما نشان دهم.
قبل از اینکه نحوه استفاده از برنامه Focus todo را نشان دهم بیایید با تکنیک پومودورو آشنا شویم.
فن پومودورو
فن پومودورو یا تکنیک پومودورو یکی از روش‌های مدیریت زمان، ابداع‌شده توسط فرانچسکو چیریلو است. بر طبق این روش بهترین تکهٔ زمانی برای کار کردن ۲۵ دقیقه است که برابر است با مدت زمان لازم برای درست‌کردن سس پومودورو که یک سس گوجه‌فرنگی سنتی ایتالیایی است. فرد پس از ۲۵ دقیقه کار باید برای مدت کوتاهی مثلاً ۳ تا ۵ دقیقه استراحت کند.
در این فن، هر بازهٔ زمانی ۲۵ دقیقه‌ای یک پومودورو نامیده می‌شود و پس از هر چهار پومودورو یک استراحت طولانی‌تر ۱۵ تا ۲۰ دقیقه‌ای وجود دارد.
چیریلو که یک نوآور و کارگشا در زمینهٔ فنون بهبود فرایند شناخته می‌شود این فن را در اواخر دههٔ ۱۹۸۰ میلادی به دنبال تحقیقات در زمینهٔ بهبود عادت‌های مطالعهٔ خودش معرفی کرد. مفاهیم به کار رفته در این روش مشابه فنون جعبه‌بندی زمان و توسعهٔ مکرر و فزاینده در زمینهٔ طراحی نرم‌افزار است. ایدهٔ اصلی این روش این است که استراحت‌های مکرر می‌تواند به چابکی ذهن کمک کند.
اصول اساسی فن پومودورو
- انتخاب کاری که باید انجام شود.
- تنظیم زمان‌سنج که به صورت سنتی ۲۵ دقیقه است.
- کار بر روی تکلیف تا زمانی که زمان‌سنج به زنگ درآید. اگر حواس‌پرتی گوناگون به سراغتان آمد آن را یادداشت کنید و سریعا به ادامه تکلیف بازگردید.
- وقتی که زمان‌سنج به زنگ درآمد، علامت تیک را بر کاغذی یادداشت کنید.
- اگر شما کمتر از چهار علامت تیک بر روی کاغذتان دارید، استراحتی کوتاه ۳ تا ۵ دقیقه‌ای کنید و به مرحله اول بازگردید.
- اگر تعداد علامت‌های تیک‌دار روی کاغذتان به بیش از چهار رسیده، استراحتی ۱۵ تا ۳۰ دقیقه‌ای را در پیش گرفته و لیست علامت‌های تیک‌دارتان را پاک کنید، سپس به مرحله اول بازگردید.
برنامه Focus todo چگونه کار می‌کند؟
در این برنامه کارهای خود را به صورت پروژه تعریف کرده و با تکنیک پومودورو به تکمیل تک‌تک وظایف می‌پردازیم. درون یک پروژه می‌توان کارهای تکراری روزانه، لیست‌های خرید و … ایجاد کرد.
پیشنهاد میکنم پروژه‌های خود را به کارهای کوچک، چنان تقسیم کنید که بتوانید آن قسمت‌های کوچک را بین ۱ تا ۵ ساعت انجام دهید. با این کار میتوانید در ابتدای هر روز یکی از قسمت‌های پروژه را انتخاب کرده و آنرا به لیست کارهای روزانه اضافه کنید، سپس روی تکمیل آن قسمت از پروژه تمرکز کنید.
برنامه Focus todo روی اکثر پلتفرم‌های رایج امروزی، مثل اندروید، ویندوز، آیفون و مرورگرها قابل نصب است. با ایجاد اکانت در برنامه، این امکان به شما داده می‌شود که در تمامی نسخه‌ها پروژه‌های خود را همگام کنید، از این روز در هر مکانی و هر جایی میتوانید به مدیریت کارها و پروژه‌های خود بپردازید. برای دانلود این برنامه میتوانید از سایت رسمی Focus todo اقدام کنید.
در ادامه به معرفی قسمت‌های مختلف برنامه Focus todo نسخه اندروید می‌پردازم. امکانات و عملکرد برنامه در تمامی پلتفرم‌ها مشابه یکدیگر است و تنها تفاوت‌های جزیی در آنها وجود دارد. برای مثال در نسخه اندروید شما بخشی به نام جنگل دارید، که میتوانید با کسب امتیاز با به انجام رساندن کارها و تکمیل پومودورو به رشد جنگل خود کمک کنید. اما تا الان که این پست ارسال می‌شود این بخش جذاب به نسخه ویندوز و مرورگر اضافه نشده است.
معرفی قسمت‌های مختلف برنامه Focus todo
اولین صفحه‌ای که به هنگام ورود به برنامه با آن مواجه می‌شوید صفحه‌ی زیر است.
اجازه میخوام این صفحه را به دو قسمت «افزایش انگیزه» و «بدنه اصلی» تقسیم کنم. در ادامه دلیل این تقسیم‌بندی را متوجه خواهید شد.
امکاناتی برای افزایش انگیزه
در گوشه‌ی بالا سمت چپ تصویر پروفایل خود و نام کاربری را مشاهده می‌کنید. نام کاربری من در این برنامه mr.rostami94 هست. چهار آیکون در گوشه بالا سمت راست است که به ترتیب از چپ به راست عبارتند از:
Group: در این قسمت شما میتوانید گروه‌های مطالعاتی یا بهتر بگم گروه‌های تمرکز خود را ایجاد کنید. هر گروه کدی دارد که با در اختیار قرار دادن آن کد به دوستان خود میتوانید آنها را به گروه خود دعوت کنید. با ایجاد یا عضویت در این گروه‌ها میتوانید میزان مطالعه خود را با سایر دوستان بسنجید و انگیزه ادامه بگیرید. کد گروه webpy عبارت GSJ6B هست، خوشحال می‌شویم شما را در کنار خود داشته باشیم.
Forest: در اینجا شما میتوانید جنگل خود را رشد دهید. در ابتدا بیابان و یک دانه تازه روییده شده است. با انجام کارها و تکمیل پومودورو میتوانید جوایزی به صورت sunlight دریافت و برای رشد جنگل از آن استفاده کنید.
Ranking: در اینجا میتوانید جایگاه خود را در میان کسانی که از این برنامه استفاده کردند مشاهده کنید. سعی کنید این رقابت را ایجاد کنید که جایگاه اول را تصاحب کنید.
Report: یکی از مهمترین قسمت‌های برنامه اینجاست که به شما گزارش‌های فعالیت‌هایتان براساس پروژه و … را به صورت موبه‌مو ارائه می‌دهد.
بدنه اصلی
در صفحه اصلی پایین‌تر از بخش افزایش انگیزه آیتم‌هایی مشاهده می‌کنید که از بالا به پایین عبارتند از:
Today: کارهایی که باید در امروز انجام شوند. من معمولاً در ابتدای هر روز Today را بررسی و وظایف را برای آن روز تنظیم میکنم. کارهایی را که تنظیم شده روزانه تکرار شوند، به صورت خودکار در Today نمایش داده می‌شوند. اما من علاوه بر کارهای تکراری روزانه، پروژه‌ها را هم براساس اولویت و زمان سررسید بررسی میکنم و قسمتی از آنهایی را که در اولویت بالاتری قرار دارند، برای امروز تنظیم میکنم و در امروز انجام می‌دهم.
Tomorrow: وظایف تکراری که در امروز انجام می‌شوند، یا آن وظایفی که تاریخ سررسید آنها در فردا می‌باشد در فهرست Tomorrow نمایش داده می‌شود.
Upcoming: در این فهرست، کارهایی نمایش داده می‌شوند که تاریخ سررسید آنها در چند روز آینده است.
Someday: در این آیتم آن وظایفی نشان داده می‌شوند که تاریخ سررسید مشخصی برای آنها تعریف نشده است، به زمان خودمانی این آیتم شامل کارهایی است که گفته می‌شود «انشاالله انجام خواهم داد».
Events: تقویم برنامه اینجاست. شما در اینجا میتوانید تاریخ تولدها، قرار ملاقات‌ها جلسه و … را تنظیم کنید.
Completed: تاریخچه وظایف تکمیل شده امروز، دیروز، هفته گذشته و … در این آیتم قرار دارد. در پایین این گزینه فهرستی از پروژه‌های خود را مشاهده می‌کنید. به طور مثال یکی از پروژه‌های من «پایگاه داده» است که با رنگ زرد مشخص شده است.
Add Project: از این گزینه برای افزودن پروژه جدید به برنامه استفاده می‌شود. در جلوی این آیتم دو آیکن وجود دارد، آیکن سمت چپ برای ایجاد تگ و آیکن سمت راست برای ایجاد پوشه(فولدر) استفاده می‌شود. به طور مثال میتوانید پوشه‌ای به نام دانشگاه ایجاد کنید، و پروژه‌ی مطالعات درسی مثل پایگاه داده و … را به این پوشه اضافه کنید.
تنظیمات برنامه focus todo
در صفحه تنظیمات، اولین چیزی که مشاهده می‌کنید، تصویر پروفایل خود و نام کاربری خود است. در این قسمت میتوانید تنظیمات مربوط به ثبت‌نام، عکس کاربری و … را انجام دهید. در پایین‌تر آیتم‌هایی را مشاهده می‌کنید که یکی یکی توضیح خواهم داد.
Projects: فهرست تمامی پروژه‌های معرفی شده در برنامه را در اینجا میتوانید ببینید.
Work Alarm: در اینجا میتوانید صدای اتمام یک پومودورو را تنظیم کنید.
White Noise: اگر شنیدن یک صدای پس زمینه، مثل صدای جنگل، کافه یا کتابخانه به تمرکز شما کمک می‌کند، میتوانید با استفاده از این گزینه یک صدای پس زمینه‌ای پخش کنید.
Vibrate: برای تنظیم به لرزش گوشی به هنگام اتمام یکی از بازه‌های زمانی استفاده می‌شود.
Pomodoro Length: در اینجا میتوانید اندازه زمانی یک پومودورو را مشخص کنید. پیش فرض ۲۵ دقیقه است.
Short Break Length: اینجا بازه زمانی استراحت‌های کوتاه را تنظیم می‌کند.
Long Break Length: بعد از هر ۴ پومودورو یک استراحت طولانی دارید. در اینجا میتوانید طول آن را تنظیم کنید.
Long Break After: در اینجا میتوانید تنظیم کنید که استراحت طولانی شما بعد از چه تعداد پومودورو رخ دهد. پیش فرض ۴ است.
Disable Break: در اینجا میتوانید بازه‌های زمانی استراحت را غیرفعال کنید.
Auto Start of Next Pomodoro: با فعال کردن این گزینه پومودورور بعدی به صورت خودکار شروع می‌شود.
Auto Start of Break: با فعال کردن این گزینه، بازه استراحت به صورت خودکار پس از اتمام یک پومودورو شروع می‌شود.
افزودن وظایف
وقتی که بر روی پروژه‌ای کلیک می‌کنید وارد صفحه‌ای به صورت زیر می‌شوید. در این صفحات وظایفی که در این پروژه تعریف شده‌اند مشاهده می‌کنید.
همچنین در اینجا میتوانید وظایف یک پروژه را نیز تعریف کنید. برای تعریف یک کار جدید کافی است که در کادر هایلایت شده(Add a Task) نام کار جدید را وارد کنید. در پایین صفحه تعداد پومودورو لازم برای انجام این کار را مشخص می‌کنید. مشخص کردن تعداد پومودورو با تاچ کردن ایکن‌های ساعت در پایین صفحه انجام می‌شود. اگر بخواهید کاری سه پومودورو داشته باشه سه آیکن ساعت را روشن کنید.
در آخرین ردیف چند آیکن وجود دارد که از چپ به راست عبارتند از:
سررسید: با ضربه زدن روی آیکن تقویم میتوانید تنظیم کنید که سررسید این کار چه زمانی است؛ امروز، فردا یا این از آن کارهایی است که انشاالله انجام خواهید داد.
اولویت: با ضربه زدن روی آیکن پرچم، میتوانید تنظیم کنید که اولویت این کار چقدر است.
برچسب: با ضربه زدن به آیکن برچسب میتوانید برچسبی به کار بدهید.
پروژه: در اینجا نیز میتوانید پروژه‌ای را که میخواهید کار را به آن اضافه کنید ببینید. همچنین از اینجا نیز میتوانید پروژه را تغییر دهید.
Done: در نهایت که تمامی این تنظیمات را انجام دادید کافی است که روی Done ضربه بزنید و کار را به پروژه خود اضافه کنید. حال برای شروع کافی است که در جلوی آن کار روی آیکن play کلیک کنید و پومودورو مربوط به آن کار شروع خواهد شد و شما صفحه زیر را مشاهده می‌کنید.
صفحه تنظیمات یک وظیفه
بعد از اینکه روی کاری در یک پروژه ضربه بزنید صفحه زیر را می‌بینید.
ردیف اول: از سمت چپ شما نام پروژه‌ای را که این وظیفه در آن تعریف شده است را مشاهده می‌کنید. بعد از آن دکمه play برای شروع پومودورو را می‌بینید. با آیکن ساعت میتوانید به این کار یک پومودورو اضافه کنید. این آیکن زمانی مفید است که شما پومودورویی کامل کردید اما وظیفه ای برای آن مشخص نبوده است. با این دکمه میتوانید پومودوروی انجام شده را به این کار اختصاص دهید. سمت راست‌ترین آیکن هم برای پاک کردن آن کار استفاده می‌شود.
ردیف دوم: برای تنظیم مجدد نام وظیفه، اولویت، برچسب و انجام شده/نشدن کار استفاده می‌شود.
ردیف سوم: مهمترین قسمت تنظیمات وظایف این ردیف است. در اینجا گزینه‌هایی را مشاهده می‌کنید که عبارتند از:
- Pomodoro Number: تنظیم تعداد پومودوروهایی که میخواهید به این کار اختصاص دهید.
- Due Date: تاریخ سررسید کار را در اینجا تنظیم کنید.
- Reminder: در اینجا برای کار یک آلارم تنظیم کنید.
- Repeat: در اینجا تنظیم کنید که این وظیفه در چه بازه‌هایی زمانی تکرار شود. روزانه، چند روز در هفته، ماهانه و …
- Add a subtask: در اینجا میتوانید زیروظایفی برای کار مورد نظر تعریف کنید.
- Add a note: در اینجا میتوانید یادداشتی برای کار مورد نظر بگذارید
نتیجه گیری
سعی کردم با زبانی ساده(اما طولانی) قسمت‌های مختلف این برنامه مفید را به شما معرفی کنم. تقریباً یکسال است که از این برنامه استفاده میکنم و با گزارش‌های دقیقی که ارائه می‌دهد تاثیر بسزایی در پیشرفت پروژه‌هایم داشته است. خوشحال می‌شوم دیدگاه و انتقادات خود را با من در میان بگذارید.
مطالب زیر را حتما مطالعه کنید
برنامه ریزی کارها با روش Todoist
آموزش نصب و کرک نرم افزار Cisco Packet Tracer
نحوه نصب لینوکس در کنار ویندوز با استفاده از VirtualBox + فیلم آموزشی
برنامه شبیه سازی پروتئوس (Proteus)
آموزش انگلیسی روزتا استون (Rosetta Stone)
دوره های آموزشی مرتبط
21 دیدگاه
به گفتگوی ما بپیوندید و دیدگاه خود را با ما در میان بگذارید.
سلام ساعت برنامه برای من برای ایران تنظیم نشده و دو ساعت عقبه چجوری تنظیمش کنم؟